Visão de um administrador: Diferenças de funcionalidades de mensageria entre o Google Workspace e o Microsoft 365 após uma migração.

Gmail vs Outlook

O tema mais democrático na migração acaba sendo o e-mail. Os provedores de mensageria de ponta acabam se tornando muito similares; a usabilidade para enviar, receber, armazenar e customizar é muito parecida em ambos os provedores.

Podemos destacar algumas particularidades que são relevantes.

Armazenamento: No Gmail, não há segregação de e-mails com uma caixa em segundo estágio como no Exchange Online. O armazenamento permanece na caixa primária. Já no Exchange Online, há os Planos 1 e 2, que permitem estender o armazenamento da caixa para 50 GB no Plano 1 e até 1,5 TB no Plano 2.

Essa forma de acesso, inicialmente, pode confundir alguns usuários. No entanto, eles rapidamente compreendem que, visualmente, trata-se apenas de uma pasta separando os e-mails.

Esse tema não é complicado apenas para os usuários; no início, até os próprios administradores têm dúvidas sobre o assunto. Eu sempre reforço a importância desse ponto nas minhas sessões de repasse de conhecimento.

Limites de envio: As queixas mais comuns estão relacionadas ao disparo de mensagens em massa por serviços de SMTP Relay. O Exchange Online é mais restritivo para garantir a integridade dos domínios dos clientes e os endereçamentos IP da Microsoft, evitando que sejam incluídos em blacklists, o que poderia causar uma série de problemas para os clientes.

Atualmente, está em fase de preview a possibilidade de disparar e-mails em massa para contas de serviço, o que deve resolver essa dificuldade enfrentada pelos administradores

Agenda/Calendário: Embora não seja um tema recorrente, alguns administradores têm dúvidas sobre o compartilhamento de calendário, especialmente em relação às permissões atribuídas, como 'Enviar como', 'Acesso total' e 'Enviar em nome de'. Essas são as principais questões levantadas sobre o tema.

Grupos: Aqui neste blog temos um artigo mencionando a diferença desse tema que é totalmente pertinente ao assunto.

Caixa Compartilhada, Lista de Distribuição e Grupos do Microsoft 365: Qual Escolher?

Filtros de Spam e Segurança: Dúvidas naturais surgem em relação à segurança no ambiente de e-mail. Embora o Google Workspace ofereça um sistema de antispam personalizável e aprimorado por IA, o Exchange Online proporciona uma customização mais granular das regras de segurança. Dependendo do plano, essa granularidade é ampliada com o Defender for Office, que cobre uma gama ainda maior de recursos, garantindo colaboração e segurança tanto interna quanto externamente.

Cada implementação depende da maturidade da organização e da autonomia dos administradores para implementar mudanças que agreguem valor e previnam vazamentos e ataques à marca. Minha Conclusão

Talvez o aspecto mais democrático dessa mudança seja o e-mail, uma vez que é uma forma universal de comunicação, com apenas algumas diferenças sutis entre as plataformas. As formas de trabalho e os tipos de grupos são as principais diferenças para os administradores, o que pode causar confusão se não houver um alinhamento adequado com os usuários-chave e o time de tecnologia responsável pelo pós-migração.

Minha recomendação é sempre garantir um alinhamento forte e eficaz com os usuários-chave, além de realizar sessões de treinamento que abordem as principais diferenças.