Visão de um administrador: Diferenças de funcionalidades de armazenamento entre o Google Workspace e o Microsoft 365 após uma migração.
- Vitor Araujo
- 14 de jan. de 2025
- 4 min de leitura
Após anos de migração de serviços de colaboração do Google Workspace para o Microsoft 365, notei que muitas pessoas têm dúvidas sobre as principais funcionalidades de ambos os serviços e o que muda após essa transição. Este artigo busca esclarecer algumas dessas dúvidas, especialmente para quem está em um período de tomada de decisão.
Estarei fazendo uma série de artigos, hoje falarei sobre armazenamento.
Google Drive vs OneDrive
Permissões: Uma das maiores dúvidas está nas diferenças de funcionalidades entre o Google Drive e o OneDrive, principalmente no que diz respeito às permissões após a migração.
Atualmente, é possível migrar as permissões do Google Drive e do Drive Compartilhado para o OneDrive, incluindo permissões de pastas e arquivos. No entanto, ao optar por migrar as permissões, é essencial avaliar se o permissionamento no ambiente de origem está adequado. Caso contrário, a migração pode ser uma oportunidade perfeita para revisar e reconstruir as permissões, seguindo as melhores práticas de segurança e compliance.
Usuários Externos: Para usuários externos, o compartilhamento precisa ser feito novamente, pois toda a estrutura de acesso muda com a nova plataforma.
Link de Compartilhamento: O link de compartilhamento também mudará. Portanto, se um usuário acessava o conteúdo apenas através de um link, será necessário enviar o novo link para ele.
Drives Compartilhados vs SharePoint Online
Forma de acesso: No Google Workspace, ao receber acesso a um determinado drive compartilhado, ele aparece de forma imediata para o usuário. Quando é realizada a migração e a transição para o SharePoint, os usuários ficam com dúvidas sobre como esse acesso é realizado, se os sites do SharePoint vão aparecer automaticamente. A resposta é, infelizmente, não. O SharePoint funciona de forma diferente do GWS nesse sentido. O link do site deve ser compartilhado com o usuário ou, após conceder acesso ao site, deixar marcado o checkbox de enviar e-mail ao usuário; dessa forma, o usuário terá acesso ao link. Após o usuário acessar algumas vezes o site, ele irá aparecer nos sites recentes. Outra opção é, após o primeiro acesso, marcar o site como favorito, assim ele aparecerá na aba de favoritos. No entanto, o site não aparece sozinho, como o drive aparece, sendo necessária uma primeira interação.
Tipos de permissões: Uma dúvida muito comum são os tipos de permissões de edição e acesso que existem no GWS vs o que existe no SharePoint Online.
No Google Workspace, as permissões de acesso podem ser configuradas de maneira simples e são compostas por três principais níveis:
Visualização: O usuário pode ver o conteúdo, mas não pode editá-lo.
Comentário: O usuário pode adicionar comentários, mas não pode alterar o conteúdo.
Edição: O usuário pode fazer alterações no conteúdo e nas permissões de arquivos.
Além disso, é possível compartilhar arquivos e pastas com usuários externos, tanto com links específicos quanto com permissões restritas.
As permissões do SharePoint são:
Já no SharePoint Online, as permissões são mais granularmente controladas, oferecendo um maior nível de personalização. Os principais níveis de permissão são:
Leitura: O usuário pode visualizar o conteúdo, mas não pode fazer alterações.
Contribuição: O usuário pode adicionar, editar e excluir conteúdo dentro da biblioteca de documentos.
Controle Total: O usuário tem permissões completas, podendo gerenciar as configurações do site, bem como as permissões de acesso.
Além disso, quando um site é vinculado a um grupo do Microsoft 365, os administradores podem definir permissões específicas para o grupo e os membros, podendo restringir ou conceder acesso conforme a necessidade.
Quando falamos de um site vinculado a um grupo do Microsoft 365, temos as seguintes permissões que são padrão para o usuário escolher, e também podem ser alteradas de forma avançada para as permissões que citei acima.
Armazenamento e tipos de arquivos suportados: No Google Workspace é possível realizar o upload de diversos tipos de extensão de arquivos. No SharePoint Online, normalmente os administradores trabalham de forma mais restritiva, por exemplo, bloqueando o upload de arquivos .pst e MP3, assim evitando que o usuário sincronize arquivos indesejados e ocupe o espaço disponível.
Fato é que o armazenamento de Drives Compartilhados no Google Workspace se torna mais barato pela quantidade de armazenamento ofertado. Esse se torna um fator crucial para algumas organizações trabalharem de forma "híbrida" entre as duas soluções, com todo o serviço de colaboração na Microsoft e somente o armazenamento "frio" no GWS.
Abaixo deixo os links sobre o armazenamento de ambas as soluções.
Minha Conclusão
Ao realizar a migração de serviços de colaboração do Google Workspace para o Microsoft 365, é essencial entender as diferenças nas funcionalidades e permissões entre as duas plataformas para garantir uma transição eficiente e sem surpresas. Embora ambas ofereçam soluções robustas de colaboração e armazenamento, as nuances no gerenciamento de permissões, formas de acesso e tipos de arquivos suportados exigem um planejamento cuidadoso.
No caso do Google Drive e OneDrive, a revisão do permissionamento no momento da migração é uma oportunidade crucial para garantir a segurança e a conformidade dos dados. Já em relação ao compartilhamento e acesso a arquivos, as diferenças entre os Drives Compartilhados e o SharePoint Online exigem ajustes nos processos de trabalho e uma adaptação por parte dos usuários.
Por fim, é importante ressaltar que a escolha entre essas plataformas dependerá das necessidades e prioridades de cada organização. Com o devido planejamento e a implementação das melhores práticas, é possível otimizar a experiência de colaboração e garantir uma migração bem-sucedida para o Microsoft 365.
Estarei postando sobre os outros workloads e falando sobre as suas diferenças no pós migração de acordo com a minha visão.
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