Planejamento do Armazenamento de Versões em Bibliotecas de Documentos no Microsoft 365

Introdução

O armazenamento de versões em bibliotecas de documentos no SharePoint e no OneDrive é uma funcionalidade essencial para garantir a recuperação de informações e a segurança dos dados. Além do armazenamento do SharePoint ser caro. No entanto, definir os limites corretos para a retenção de versões pode impactar diretamente o consumo de armazenamento e a gestão documental da organização.

Como administrador, é fundamental considerar três aspectos principais ao planejar a política de armazenamento de versões:

1. Determinar o limite predefinido do histórico de versões para novas bibliotecas de documentos.

2. Identificar exceções necessárias para os limites definidos.

3. Decidir se as novas configurações de histórico de versões devem ser aplicadas retroativamente ao conteúdo existente.

   

   
   

Definição de Limites Padrão para Novas Bibliotecas de Documentos

O SharePoint oferece três modos principais de armazenamento de versões, cada um com diferentes impactos na retenção de dados e no uso de armazenamento:

1. Automático (Recomendado)

Armazena versões de forma inteligente, priorizando as mais recentes e reduzindo a quantidade de versões mais antigas ao longo do tempo.

• Benefícios: Otimiza o uso do armazenamento sem necessidade de intervenção administrativa.

• Restauração: Mantém um histórico de versões relevante, garantindo acesso aos pontos-chave de edição.

  
  

2. Manual com Limite de Versões Principais e Período de Expiração

Permite definir um número máximo de versões principais e um período de retenção.

• Benefícios: Controle granular sobre o armazenamento de versões.

• Risco: Versões antigas podem ser permanentemente excluídas após o período definido.
  

3. Manual com Limite de Versões Principais e Sem Tempo Definido

Mantém um número fixo de versões independentemente da idade.

• Benefícios: Oferece previsibilidade na retenção de versões.

• Risco: Pode gerar alto consumo de armazenamento se configurado de forma inadequada.
  

Considerações para Exceções de Limites Padrão

Embora seja recomendável manter padrões consistentes em toda a organização, algumas exceções podem ser necessárias para:

• Departamentos específicos com requisitos mais rigorosos de retenção de versões.

• Bibliotecas de documentos sensíveis, como contratos ou documentos financeiros.

• Usuários de OneDrive que necessitam de versões por mais tempo devido à natureza do trabalho.
  

Para evitar uma gestão complexa, recomenda-se minimizar as exceções e utilizar a herança de configurações sempre que possível.

Aplicando Novos Limites ao Conteúdo Existente

Ao atualizar as configurações de armazenamento de versões, é importante decidir se as mudanças serão aplicadas retroativamente. Existem três opções principais:

1. Aplicar apenas a novas bibliotecas: As configurações afetam apenas bibliotecas criadas após a implementação da política.

2. Aplicar a novas bibliotecas e atualizar bibliotecas existentes sem cortar versões antigas: Mantém as versões já armazenadas, mas aplica as novas regras para versões futuras.

3. Aplicar a novas e existentes, eliminando versões antigas: Pode reduzir significativamente o consumo de armazenamento, mas requer comunicação clara com os usuários.
   

Conclusão

Definir uma estratégia de armazenamento de versões no SharePoint e OneDrive é essencial para equilibrar a retenção de informação e o uso eficiente de armazenamento. Ao escolher as configurações adequadas e avaliar exceções necessárias, sua organização pode garantir um histórico de versões eficiente sem comprometer a disponibilidade de dados.