SharePoint Online: Agora é Possível Desativar a visualização de presença de outros Usuários nos arquivos do OneDrive e SharePoint

Há algum tempo, algumas pessoas comentam sobre a possibilidade de desabilitar a visualização de quem está editando o arquivo simultaneamente. Isso ocorre por vários motivos, incluindo questões de auditoria, compliance e situações jurídicas.

Agora, será possível desabilitar esse recurso de forma granular, seja para um arquivo específico que exija essa tratativa ou para uma pasta inteira. Essa atualização está prevista para ocorrer até o final deste mês de janeiro.

Exemplos de como está atualmente:

🛑 Essa mudança está classificada como de alta relevância pela Microsoft. 🛑

Comunicado da Microsoft aos administradores de Microsoft 365:

Os administradores agora podem usar o Shell de Gerenciamento do Microsoft SharePoint Online para desabilitar o recurso de presença do usuário no visualizador de arquivos do Microsoft OneDrive e do SharePoint por conjunto de sites.

Cronograma de Lançamento

Disponibilidade Geral (mundial, GCC, GCC High, DoD): Início do lançamento no final de outubro de 2024, com conclusão esperada em meados de janeiro de 2025 (anteriormente dezembro).

Impacto na Organização

Antes desta distribuição, ao visualizar um arquivo no visualizador de arquivos do OneDrive e do SharePoint, os usuários podem ver a presença de outros usuários que têm o arquivo aberto. Esse comportamento não será alterado por padrão.

Após essa distribuição, os administradores do SharePoint podem, se desejarem, usar o Shell de Gerenciamento do SharePoint Online para desabilitar o recurso de presença para um determinado conjunto de sites. Isso pode ser feito atualizando para a versão mais recente do Shell de Gerenciamento do SharePoint Online e executando o seguinte comando junto com uma lista de identificadores de site válidos:

Set-SPOSite -HidePeoplePreviewingFiles $true

Por padrão, esse recurso estará disponível para os administradores configurarem.

Ações Necessárias para se Preparar

Essa distribuição ocorrerá automaticamente na data especificada, sem necessidade de ação administrativa antes da distribuição. Revise sua configuração atual para determinar o impacto para sua organização. Você pode notificar seus usuários sobre essa alteração e atualizar qualquer documentação relevante, caso opte por habilitar esse recurso.

Para mais informações, consulte a documentação oficial: Set-SPOSite (Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell) | Microsoft Learn. Conclusão:

Acredito que essa funcionalidade será utilizada em casos específicos. Ao refletir sobre a evolução da colaboração, percebemos que a visualização da presença de usuários é essencial em cenários como a edição colaborativa de arquivos no Excel, onde várias pessoas trabalham simultaneamente em um mesmo documento.

No entanto, a possibilidade de desativar essa funcionalidade é válida para atender a necessidades de auditoria e monitoramento.