Novidade no Microsoft Teams: Mais controle e comunicação no Lobby das suas reuniões!

Em breve, organizadores e coorganizadores de reuniões terão uma ferramenta poderosa para se comunicar de forma direta com os participantes que estão aguardando no lobby.

Essa novidade, o chat do Lobby, chega para aprimorar a experiência de todos. Para nós, organizadores, significa ter mais controle para guiar e informar os participantes externos antes mesmo de a reunião começar. Para os convidados, garante que eles estejam sempre atualizados sobre o status da reunião.

Como vai funcionar na prática?

Imagine a seguinte situação: você está prestes a iniciar uma reunião importante com clientes ou parceiros. Alguns deles podem estar esperando no lobby. Com o novo chat do Lobby, você poderá enviar mensagens unidirecionais diretamente para eles. Informações sobre um pequeno atraso, um lembrete sobre o material necessário ou até mesmo uma mensagem de boas-vindas – tudo isso poderá ser comunicado de forma clara e eficiente.

Para nós, organizadores e coorganizadores:

Ao ter alguém no lobby, uma nova aba chamada "Lobby" surgirá na nossa tela de chat (seja no chat da reunião principal, em um chat individual ou em grupo). É ali que poderemos enviar nossas mensagens para quem está aguardando.

Para os participantes no Lobby:

Quando enviarmos uma mensagem, um novo painel de chat do lobby se abrirá na lateral direita da tela de pré-ingresso deles, exibindo nossa mensagem. É importante notar que, neste primeiro momento, os participantes do lobby não poderão responder a essas mensagens. O foco é garantir que as informações importantes cheguem até eles.

O que muda para a administração do Teams?

Essa funcionalidade virá ativada por padrão no Centro de administração do Teams (TAC). No entanto, a Microsoft oferece total flexibilidade para as organizações. Os administradores poderão desativar o chat do lobby através das políticas de reunião no TAC, na seção "Engajamento na reunião". Lá, encontrarão a nova opção: "Organizadores podem conversar com participantes do lobby". Para que essa opção funcione, o "Chat da reunião" no TAC precisa estar configurado como "Ativado para todos" ou "Ativado para todos, exceto usuários anônimos".

Quando essa novidade estará disponível?

A Microsoft planeja iniciar a implementação do chat do Lobby em meados de junho de 2025, com a expectativa de concluir até o final do mesmo mês. A disponibilidade geral (para todos os ambientes: mundial, GCC, GCC High e DoD) está prevista para começar no final de junho e terminar em meados de julho de 2025.

O que precisamos fazer para nos preparar?

A boa notícia é que essa atualização acontecerá automaticamente nas datas mencionadas, sem a necessidade de nenhuma ação administrativa prévia. Minha recomendação é que vocês avisem suas equipes sobre essa novidade e atualizem qualquer documentação interna relevante sobre o fluxo de reuniões.

Para aqueles que já têm o "Chat da reunião" configurado como "Ativado para todos" ou "Ativado para todos, exceto usuários anônimos", vale a pena avaliar o impacto dessa nova funcionalidade e, se necessário, ajustar as políticas de reunião para atender às necessidades específicas da nossa organização.

Estou realmente animado com essa atualização! Acredito que o chat do Lobby será uma ferramenta valiosa para tornar nossas reuniões mais eficientes e para garantir que nossos convidados externos se sintam mais acolhidos e informados desde o primeiro momento.