Microsoft Teams amplia notificações personalizadas de gravação e transcrição para chamadas individuais
A Microsoft anunciou uma atualização importante para organizações que utilizam gravação e transcrição no Microsoft Teams. A partir dessa mudança, as notificações personalizadas de consentimento, que até então eram aplicadas apenas às reuniões, também passarão a ser exibidas em chamadas individuais.
Embora seja uma alteração discreta, ela traz mais consistência para as políticas de privacidade e conformidade das organizações, especialmente em ambientes onde a gravação de chamadas faz parte da rotina.
A implementação começa em agosto de 2026 para a maioria dos ambientes corporativos.
O que muda?
Até o momento, administradores podiam personalizar as mensagens exibidas quando uma reunião era gravada ou transcrita.
Com essa atualização, essa mesma configuração será utilizada automaticamente também nas chamadas individuais do Microsoft Teams.
Isso significa que usuários receberão mensagens de consentimento padronizadas independentemente de estarem participando de uma reunião ou de uma chamada entre duas pessoas.
Como as notificações serão exibidas?
A forma como a notificação aparece depende da política de reunião configurada pela organização.
Existem dois cenários possíveis:
Consentimento implícito
O usuário visualizará um banner informando que a gravação ou transcrição foi iniciada.
Esse modelo é utilizado quando a organização considera que a continuidade na chamada representa o consentimento do participante.
Consentimento explícito
Caso a política da organização exija um consentimento formal, o Microsoft Teams exibirá uma caixa de diálogo solicitando que o usuário confirme sua participação antes que a gravação ou transcrição continue.
Essa abordagem é bastante utilizada em organizações sujeitas a requisitos regulatórios mais rigorosos.
A política continua sendo a mesma
Um ponto importante é que nenhuma nova política será criada.
A Microsoft aproveitou a infraestrutura existente das Políticas de Reunião do Microsoft Teams.
Na prática
As mensagens personalizadas configuradas para reuniões serão reutilizadas automaticamente nas chamadas individuais.
A política aplicada será sempre a do usuário que iniciou a chamada.
Caso não exista uma mensagem personalizada para determinado idioma ou cenário, o Teams utilizará a mensagem padrão da Microsoft.
Isso reduz o trabalho administrativo e garante uma experiência consistente para os usuários.
Como configurar notificações personalizadas?
Organizações que ainda não utilizam esse recurso podem configurá-lo diretamente no Centro de Administração do Microsoft Teams.
O caminho é:
Centro de Administração do Teams → Reuniões → Políticas de reunião
Na seção Gravação e transcrição, o administrador poderá:
Habilitar a opção "Mostrar notificação personalizada durante a reunião para gravação e transcrição".
Baixar o modelo CSV disponibilizado pela Microsoft.
Personalizar as mensagens de consentimento para cada idioma suportado.
Importar novamente o arquivo CSV.
Opcionalmente, habilitar o consentimento explícito, caso seja exigido pela política de conformidade da organização.
Cada mensagem personalizada pode conter até 200 caracteres.
Documentação oficial: https://learn.microsoft.com/pt-br/microsoftteams/recording-transcription-custom-message
O que muda para quem já utiliza notificações personalizadas?
Se sua organização já possui mensagens personalizadas configuradas para reuniões, elas passarão a ser utilizadas automaticamente também nas chamadas individuais.
Não será necessário alterar políticas, recriar configurações ou realizar qualquer ação administrativa.
Plataformas suportadas
Inicialmente, o recurso estará disponível para:
Microsoft Teams para Windows.
Microsoft Teams para macOS.
Microsoft Teams na Web.
Neste momento, os aplicativos móveis para Android e iOS ainda não oferecem suporte à funcionalidade.
Benefícios para conformidade
Essa atualização atende principalmente organizações que precisam demonstrar transparência durante a gravação de comunicações.
Ao manter mensagens consistentes entre reuniões e chamadas individuais, torna-se mais simples atender requisitos relacionados à:
privacidade;
conformidade regulatória;
consentimento do usuário;
governança da informação.
Vale destacar que essa atualização não altera a forma como gravações ou transcrições são armazenadas ou processadas. A mudança está restrita à experiência de consentimento apresentada aos participantes.
Recomendações para administradores
Embora nenhuma ação seja obrigatória, a Microsoft recomenda que as organizações aproveitem a atualização para revisar seus processos internos.
Entre as principais recomendações estão:
Revisar as políticas de gravação e transcrição do Microsoft Teams.
Confirmar se as mensagens personalizadas continuam adequadas às políticas internas da organização.
Validar se o consentimento explícito é necessário para atender requisitos regulatórios.
Comunicar a mudança às equipes de Segurança da Informação, Compliance, Jurídico e Suporte Técnico.
Atualizar documentações internas relacionadas ao uso de gravações no Microsoft Teams.
Conclusão
Essa atualização não adiciona novos controles administrativos nem modifica a forma como o Microsoft Teams grava ou armazena informações. Seu principal objetivo é oferecer uma experiência mais consistente para os usuários e facilitar o atendimento às políticas de privacidade e conformidade das organizações.
Ao estender as notificações personalizadas para chamadas individuais, a Microsoft elimina uma diferença que existia entre reuniões e chamadas, permitindo que administradores utilizem uma única política de consentimento em todos os cenários de comunicação do Teams.
Para empresas que possuem requisitos regulatórios ou precisam reforçar a transparência durante gravações e transcrições, essa é uma melhoria pequena na interface, mas bastante relevante do ponto de vista de governança e conformidade.
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