Administradores poderão personalizar notificações de gravação e transcrição no Microsoft Teams

A partir de janeiro de 2026, administradores de TI poderão personalizar as mensagens de notificação de gravação e transcrição no Microsoft Teams, bem como inserir um link de privacidade personalizado de acordo com a política de reunião da organização. As mensagens terão limite de 200 caracteres, suportarão tanto consentimento implícito quanto explícito e serão aplicadas somente quando a personalização estiver habilitada. Se nenhuma personalização for configurada, o Teams continuará exibindo o texto padrão.

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1. Contexto técnico: por que essa mudança importa

Até hoje, o Microsoft Teams exibe mensagens fixas de notificação quando a gravação ou transcrição é iniciada.Apesar de atender aos requisitos básicos de transparência, muitas organizações possuem:

• Políticas internas de privacidade específicas

• Exigências regulatórias regionais

• Orientações jurídicas próprias sobre consentimento

• Necessidade de reforçar linguagem mais adequada ao seu setor (saúde, jurídico, educação etc.)
  

A impossibilidade de ajustar a mensagem criava um desalinhamento entre a ferramenta e as diretrizes de compliance da organização.

A nova funcionalidade resolve esse problema, permitindo que o administrador configure mensagens personalizadas e ajuste a comunicação de consentimento conforme sua realidade operacional.

2. O que exatamente poderá ser personalizado

A atualização permite editar as strings de notificação, que são exibidas em dois cenários:

✔ Cenário de consentimento implícito

Aparece como um banner na reunião quando gravação ou transcrição é iniciada.

✔ Cenário de consentimento explícito

Aparece como caixa de diálogo, solicitando aceite do participante quando a política da organização exige consentimento formal.

O administrador poderá:

• Personalizar a mensagem exibida

• Adicionar um link de privacidade customizado

• Definir textos diferentes por idioma

• Deixar campos em branco para manter o texto padrão
  

3. Limitações técnicas

A funcionalidade possui as seguintes restrições:

• Máximo de 200 caracteres por idioma e cenário

• Suporte inicial apenas para usuários Desktop e Web (móvel será incluído posteriormente)

• Mensagens de consentimento explícito são adicionadas junto ao texto padrão, não substituem

• Se o idioma do usuário não tiver personalização, o texto padrão será usado

• A personalização só aparece para usuários vinculados à política de reunião onde ela está ativada
  

4. Linha do tempo de disponibilidade

• Início da implementação: janeiro de 2026

• Conclusão prevista: final de janeiro de 2026

• Ambientes: Global e GCC (incluindo clouds soberanas)
  

5. Impacto para a organização

5.1 Para administradores

• Maior alinhamento entre Teams e requisitos internos de privacidade

• Possibilidade de reforçar mensagens jurídicas e institucionais

• Padronização da comunicação em toda a empresa (via política de reunião)

• Centralização via TAC (Teams Admin Center)
  

5.2 Para usuários finais

• Exibição de mensagens mais claras e adaptadas ao contexto organizacional

• Linguagem mais transparente sobre gravação e transcrição

• Facilidade para entender direitos e obrigações durante a reunião
  

5.3 Para equipes de compliance e jurídico

• Recurso importante para adequação a políticas internas de governança

• Flexibilidade para ajustar textos conforme regulações (LGPD, GDPR etc.)

• Facilidade de versionamento via modelo CSV
  

6. Como configurar

A configuração será feita via Centro de Administração do Teams:

1. Acesse Reuniões → Políticas de reunião

2. Role até Gravação e transcrição

3. Ative Mostrar notificação personalizada durante a reunião

4. Clique em Personalizar notificação

5. Baixe o modelo CSV

6. Preencha:

   • Mensagens para consentimento implícito

   • Mensagens para consentimento explícito

   • Link de política de privacidade

   • Idioma

7. Utilize <vazio> para manter o texto padrão

8. Faça upload do CSV

9. Use Visualizar para checar como ficará

10. Clique em Aplicar

11. Caso sua política exija, ative consentimento explícito

Conclusão

Essa atualização aproxima o Microsoft Teams das necessidades reais das organizações no que diz respeito a privacidade e consentimento.

Ao permitir personalização das notificações de gravação e transcrição, os administradores ganham flexibilidade para alinhar a ferramenta às políticas internas, enquanto usuários recebem mensagens mais claras e contextualizadas.

É uma melhoria simples, mas com grande impacto em governança, compliance e experiência do usuário, especialmente em setores regulados.